Géolocalisation, RGPD, loi LOM, contrôle technique. La réglementation qui encadre la flotte automobile n’a jamais été aussi dense. Et les risques en cas de non-conformité sont bien réels : sanctions financières, plaintes de salariés, contrôles CNIL, pénalités fiscales, ou encore impossibilité de renouveler votre parc dans les délais imposés par la loi.
Pourtant, la grande majorité des gestionnaires de flotte naviguent encore à vue sur ces sujets. Non par négligence, mais parce que les textes sont complexes, éparpillés et souvent mal vulgarisés.
Ce guide est fait pour vous. Il rassemble, dans un langage clair et opérationnel, l’essentiel de ce que vous devez maîtriser pour gérer votre flotte en toute conformité avec la réglementation flotte automobile en vigueur.
Géolocalisation des véhicules professionnels : ce que dit la loi
La géolocalisation est aujourd’hui un outil incontournable de la gestion de flotte. Elle repose sur un dispositif embarqué dans le véhicule qui communique automatiquement avec les antennes relais, sans intervention du conducteur. Les données générées (position, itinéraire, temps de conduite, comportement au volant, sont précieuses pour optimiser un parc automobile.
Mais leur collecte ne s’improvise pas.
Géolocaliser, oui. Surveiller en continu, non. La loi autorise l’employeur à équiper ses véhicules professionnels de dispositifs de géolocalisation, à condition que cet usage soit justifié par des objectifs précis et légitimes. Ces objectifs doivent être définis avant le déploiement, documentés et communiqués.
Les usages autorisés incluent notamment : la sécurité des biens et des personnes, la justification des temps de travail, le suivi et la facturation des prestations, ou encore la conformité aux réglementations sur les heures de service.
En revanche, certains outils proposent une géolocalisation automatique et permanente : c’est illégal. En dehors des cas autorisés par la réglementation, les salariés peuvent s’y opposer. Et une entreprise qui ne respecte pas ces règles s’expose à des procédures devant la CNIL.
Un point pratique à retenir : depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, la déclaration d’un véhicule professionnel géolocalisé n’est plus obligatoire auprès de la CNIL. Mais les règles de fond, elles, s’appliquent toujours pleinement.
RGPD et gestion de flotte : obligations essentielles
La géolocalisation collecte des données à caractère personnel, notamment la position et les déplacements d’un conducteur identifiable. À ce titre, elle entre pleinement dans le champ d’application du RGPD. Et les obligations qui en découlent pour les gestionnaires de flotte sont non négociables.
Quatre principes fondamentaux à respecter :
Premièrement, les données collectées doivent être clairement identifiées, leur nature répertoriée et leur usage strictement limité aux finalités initiales. Vous ne pouvez pas utiliser des données de localisation collectées pour la gestion des tournées à d’autres fins, par exemple le contrôle disciplinaire.
Deuxièmement, l’accès à ces données doit être restreint aux seules personnes habilitées. Le gestionnaire de flotte, le responsable administratif : les accès doivent être traçables et circonscrits.
Troisièmement, les données de géolocalisation ne peuvent être conservées que temporairement, en fonction de leur finalité spécifique. L’employeur est par ailleurs tenu d’enregistrer l’utilisation de ces données dans le registre de traitement de son activité.
Quatrièmement, la sécurité des données doit être assurée. Cela passe par des mesures techniques et organisationnelles adaptées.
Deux obligations supplémentaires à ne pas ignorer :
La DPIA (Data Protection Impact Assessment) : l’article 35 du RGPD impose une analyse d’impact pour tout traitement susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes. La CNIL met à disposition un outil gratuit pour réaliser ces analyses. Pour une flotte géolocalisée, cette analyse peut être obligatoire.
Le Privacy by design : les systèmes de gestion de flotte doivent intégrer la protection des données dès leur conception. L’objectif est clair : aucune correction coûteuse ne doit être nécessaire après coup.
L’information des salariés est une obligation légale. Avant tout déploiement d’un outil de géolocalisation, l’employeur doit informer les représentants du personnel et chaque salarié individuellement. Cette communication doit couvrir : les motifs de l’installation, l’identité du responsable du traitement, la durée de conservation des données, les droits d’accès et d’opposition des salariés. La transparence n’est pas une option, c’est une condition de conformité, et un levier d’acceptation sociale au sein de vos équipes.
Loi LOM : quelles obligations pour les entreprises
La Loi d’Orientation des Mobilités (LOM), adoptée en 2019 et renforcée par la loi Climat et Résilience de 2021, impose aux entreprises de verdir progressivement leur flotte. C’est l’une des réglementations flotte automobile les plus structurantes des prochaines années.
Qui est concerné ? Les entreprises publiques et privées de plus de 50 salariés disposant d’un parc de plus de 100 véhicules légers. Si vous remplissez ces critères, vous êtes dans le périmètre d’obligation.
Les seuils à respecter :
- 10 % de véhicules à faibles émissions (VFE) depuis le 1er janvier 2022
- 20 % depuis le 1er janvier 2024
- 40 % à compter du 1er janvier 2027
- 70 % à partir du 1er janvier 2030
Les VFE incluent les véhicules électriques, hybrides rechargeables et à hydrogène. Ces seuils s’appliquent à chaque renouvellement de véhicule, pas à l’ensemble du parc d’un coup, mais le comptage global s’effectue sur la totalité des acquisitions.
Anticiper, pas subir. Les entreprises qui n’auront pas planifié leur transition se retrouveront sous pression lors des renouvellements de contrats de leasing. La bonne nouvelle : des aides financières existent pour faciliter la transition, forfait mobilité durable jusqu’à 400 €/an pour les salariés, subventions IRVE via le programme Advenir (jusqu’à 50 % des coûts d’installation de bornes), prêts à taux préférentiels et amortissements pour véhicules propres.
Un logiciel de gestion de flotte comme SoFLEET peut vous aider à suivre en temps réel la composition de votre parc, à anticiper les renouvellements nécessaires et à piloter votre conformité LOM sans avoir à gérer manuellement des tableaux de bord complexes.
Comment garantir la conformité de votre flotte
La conformité n’est pas un état figé. C’est un processus continu qui exige de la méthode, des outils adaptés et une documentation rigoureuse.
Étape 1 : Définir et documenter vos finalités. Avant d’installer tout dispositif de suivi, identifiez précisément pourquoi vous le faites. Ces finalités seront la base de votre conformité RGPD et de votre communication interne.
Étape 2 : Informer et former vos équipes. L’acceptation par les conducteurs est une condition de réussite. Un dispositif de géolocalisation bien expliqué est accepté. Un dispositif opaque génère du conflit social et expose l’entreprise à des recours. Pensez à activer le mode pro/perso sur vos outils : c’est un signal fort de respect de la vie privée des conducteurs, et un levier d’adhésion.
Étape 3 : Choisir des outils conformes par conception. Optez pour des solutions qui intègrent nativement le RGPD, avec possibilité de désactiver la géolocalisation, traçabilité des accès, et durées de conservation paramétrables. C’est le principe du Privacy by design appliqué à votre flotte.
Étape 4 : Planifier vos renouvellements loi LOM. Établissez un plan pluriannuel de renouvellement qui intègre les seuils VFE. Anticipez les délais d’approvisionnement des véhicules électriques et les besoins en infrastructure de recharge.
Étape 5 : Auditer régulièrement votre conformité. Les réglementations évoluent. Un audit annuel de votre registre de traitement, de vos pratiques de géolocalisation et de la composition de votre parc est une bonne pratique à systématiser.
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Maîtriser sa flotte : en conformité avec la réglementation
La géolocalisation d'un salarié est-elle légale ?
Oui, sous conditions. Un employeur peut géolocaliser les véhicules professionnels de sa flotte s’il respecte le cadre légal : finalités définies et documentées, information préalable des salariés et des représentants du personnel, durée de conservation limitée, et sécurité des données garantie. En revanche, une géolocalisation automatique et permanente (y compris en dehors des heures de travail) n’est pas conforme à la loi. Les salariés ont le droit de s’y opposer dans les cas non autorisés par la réglementation.
Quelles sont les obligations RGPD pour une flotte géolocalisée ?
Le gestionnaire de flotte doit : identifier et documenter les données collectées, restreindre les accès aux personnes habilitées, limiter la durée de conservation à la finalité initiale, inscrire le traitement dans son registre d’activité, et évaluer la nécessité de réaliser une DPIA. Il doit également informer chaque salarié concerné avant le déploiement du dispositif.
Mon entreprise est-elle concernée par la loi LOM ?
Oui, si votre entreprise (publique ou privée) compte plus de 50 salariés et dispose d’un parc de plus de 100 véhicules légers. Dans ce cas, vous devez intégrer un pourcentage croissant de véhicules à faibles émissions (VFE) lors de vos renouvellements : 20 % depuis janvier 2024, 40 % en 2027, et 70 % en 2030.
Qu'est-ce qu'un véhicule à faibles émissions (VFE) au sens de la loi LOM ?
La loi LOM définit les VFE comme les véhicules électriques à batterie, les véhicules hybrides rechargeables et les véhicules à hydrogène. Ces véhicules doivent représenter une part croissante des acquisitions effectuées lors du renouvellement de flotte, conformément au calendrier prévu par la loi.
Un logiciel de gestion de flotte comme SoFLEET centralise toutes les données essentielles : localisation, consommation, comportement de conduite, état des véhicules, calendriers d’entretien. Il permet de géolocaliser en conformité avec le RGPD, notamment via le mode pro/perso et la possibilité de désactiver la géolocalisation et d’anticiper les renouvellements loi LOM grâce à un suivi précis de la composition du parc.
Comment un logiciel de gestion de flotte peut-il m'aider à être conforme ?