Geolocalizzazione, GDPR, legge LOM, ispezione tecnica. Le normative che regolano le flotte aziendali non sono mai state così complesse. E i rischi di non conformità sono concreti: sanzioni pecuniarie, reclami da parte dei dipendenti, verifiche da parte della CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati), sanzioni fiscali o persino l'impossibilità di rinnovare la flotta entro i termini previsti dalla legge.
Tuttavia, la stragrande maggioranza dei gestori di flotte opera ancora all'oscuro di queste problematiche. Non per negligenza, ma perché le normative sono complesse, frammentarie e spesso spiegate in modo inadeguato.
Questa guida è pensata per te. Riunisce, in un linguaggio chiaro e pratico, le informazioni essenziali di cui hai bisogno per gestire la tua flotta nel pieno rispetto delle normative vigenti.
Geolocalizzazione dei veicoli aziendali: cosa dice la legge
La geolocalizzazione è ormai uno strumento essenziale per la gestione delle flotte. Si basa su un dispositivo integrato nel veicolo che comunica automaticamente con le celle telefoniche, senza l'intervento del conducente. I dati generati (posizione, percorso, tempo di guida, comportamento di guida) sono preziosi per ottimizzare la flotta di veicoli.
Ma collezionarli non è qualcosa che si può fare per capriccio.
Geolocalizzazione, sì. Monitoraggio continuo, no. La legge consente ai datori di lavoro di dotare i veicoli aziendali di dispositivi di geolocalizzazione, a condizione che tale utilizzo sia giustificato da obiettivi specifici e legittimi. Questi obiettivi devono essere definiti, documentati e comunicati prima dell'installazione.
Gli usi autorizzati comprendono, in particolare: la sicurezza di beni e persone, la giustificazione dell'orario di lavoro, il monitoraggio e la fatturazione dei servizi e il rispetto delle normative in materia di orari di servizio.
D'altra parte, Alcuni strumenti offrono la geolocalizzazione automatica e permanente: questo è illegale.Salvo nei casi autorizzati dalla normativa, i dipendenti possono opporsi a tale pratica. Un'azienda che non rispetta queste norme è passibile di azioni legali da parte della CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati).
Un punto importante da ricordare: dall'entrata in vigore del GDPR, il 25 maggio 2018, la registrazione dei veicoli aziendali con geolocalizzazione presso la CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati) non è più obbligatoria. Tuttavia, le norme di base rimangono pienamente valide.
GDPR e gestione della flotta: obblighi essenziali
La geolocalizzazione raccoglie dati personali, inclusi la posizione e gli spostamenti di un conducente identificabile. Pertanto, rientra pienamente nell'ambito di applicazione del GDPR. E gli obblighi che ne derivano per i gestori di flotte sono inderogabili.
Quattro principi fondamentali da rispettare:
Innanzitutto, i dati raccolti devono essere chiaramente identificati, la loro natura indicata e il loro utilizzo strettamente limitato agli scopi originari. Non è consentito utilizzare i dati di geolocalizzazione raccolti per la gestione dei percorsi per altri scopi, come ad esempio il controllo disciplinare.
In secondo luogo, l'accesso a questi dati deve essere limitato esclusivamente al personale autorizzato. Il responsabile della flotta, il responsabile amministrativo: l'accesso deve essere tracciabile e limitato.
In terzo luogo, i dati di geolocalizzazione possono essere conservati solo temporaneamente, a seconda dello scopo specifico. Inoltre, il datore di lavoro è tenuto a registrare l'utilizzo di questi dati nel proprio registro delle attività di trattamento.
In quarto luogo, è necessario garantire la sicurezza dei dati. Ciò richiede misure tecniche e organizzative adeguate.
Due obblighi aggiuntivi da non ignorare:
La DPIA (Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati): L'articolo 35 del GDPR impone una valutazione d'impatto per qualsiasi trattamento dei dati che possa generare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. La CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati) mette a disposizione uno strumento gratuito per effettuare tali valutazioni. Per una flotta di veicoli dotati di sistema di geolocalizzazione, questa valutazione potrebbe essere obbligatoria.
IL Privacy by design I sistemi di gestione delle flotte devono integrare la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione. L'obiettivo è chiaro: evitare costose correzioni successive.
Fornire informazioni ai dipendenti è un obbligo di legge. Prima di implementare qualsiasi strumento di geolocalizzazione, il datore di lavoro deve informare i rappresentanti dei lavoratori e ciascun dipendente individualmente. Tale comunicazione deve includere: le motivazioni dell'installazione, l'identità del titolare del trattamento dei dati, il periodo di conservazione dei dati e i diritti di accesso e di opposizione dei dipendenti. La trasparenza non è facoltativa; è un requisito per la conformità e un fattore chiave per promuovere l'accettazione sociale all'interno dei team.
Legge LOM: quali sono gli obblighi per le imprese?
La Legge sull'orientamento alla mobilità (LOM)La legge, adottata nel 2019 e rafforzata dalla Legge sul Clima e la Resilienza del 2021, impone alle aziende di rendere progressivamente più ecologiche le proprie flotte. Si tratta di una delle normative più significative in materia di flotte dei prossimi anni.
Chi è interessato? A tale requisito sono soggette le aziende pubbliche e private con più di 50 dipendenti e una flotta di oltre 100 veicoli leggeri.
Le soglie da rispettare:
- 10 veicoli a basse emissioni (LVE) % dal 1° gennaio 2022
- 20 % dal 1° gennaio 2024
- 40 % in vigore dal 1° gennaio 2027
- 70 % dal 1° gennaio 2030
I veicoli a basse emissioni (LVE) includono veicoli elettrici, ibridi plug-in e a idrogeno. Queste soglie si applicano a ogni rinnovo del veicolo, non all'intera flotta in una sola volta, ma il conteggio complessivo si basa su tutti gli acquisti.
Anticipa, non reagire. Le aziende che non hanno pianificato la transizione si troveranno sotto pressione al momento del rinnovo dei contratti di leasing. La buona notizia è che sono disponibili aiuti finanziari per agevolare la transizione, tra cui un'indennità per la mobilità sostenibile fino a 400 euro all'anno per i dipendenti, sovvenzioni per le infrastrutture di ricarica dei veicoli elettrici tramite il programma Advenir (che copre fino al 50% dei costi di installazione delle stazioni di ricarica), prestiti agevolati e ammortamenti per i veicoli a basse emissioni.
Un software di gestione della flotta come SoFLEET può aiutarti a monitorare la composizione della tua flotta in tempo reale, prevedere i rinnovi necessari e gestire la conformità del tuo contratto di manutenzione senza dover gestire manualmente dashboard complesse.
Come garantire la conformità della tua flotta
La conformità non è uno stato statico. È un processo continuo che richiede metodologia, strumenti appropriati e una documentazione rigorosa.
Fase 1: Definisci e documenta i tuoi obiettivi. Prima di installare qualsiasi dispositivo di tracciamento, identifica chiaramente lo scopo dell'installazione. Tali scopi costituiranno la base per la conformità al GDPR e per la comunicazione interna.
Fase 2: Informate e formate i vostri team. L'accettazione da parte degli utenti è fondamentale per il successo. Un sistema di geolocalizzazione ben spiegato ha maggiori probabilità di essere accettato. Un sistema opaco genera conflitti sociali ed espone l'azienda ad azioni legali. Valutate la possibilità di attivare la modalità lavoro/personale sui vostri strumenti: invia un forte segnale di rispetto per la privacy degli utenti e favorisce una maggiore adesione.
Fase 3: Scegliere strumenti che siano conformi fin dalla progettazione. Scegli soluzioni che integrino nativamente la conformità al GDPR, con la possibilità di disabilitare la geolocalizzazione, il tracciamento degli accessi e di configurare i periodi di conservazione dei dati. Questo è il principio della Privacy by Design applicato alla tua flotta.
Fase 4: Pianifica il rinnovo della tua legge LOM. Elaborare un piano di rinnovo pluriennale che includa le soglie VFE (Vehicle Fuel Economy). Prevedere i tempi di consegna dei veicoli elettrici e le esigenze relative alle infrastrutture di ricarica.
Fase 5: Verificate regolarmente la vostra conformità. Le normative sono in continua evoluzione. È buona norma sistematizzare una verifica annuale del registro delle attività, delle pratiche di geolocalizzazione e della composizione della flotta.
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Gestione della flotta: nel rispetto delle normative
La geolocalizzazione di un dipendente è legale?
Sì, a determinate condizioni. Un datore di lavoro può geolocalizzare i veicoli aziendali della propria flotta se rispetta il quadro normativo: finalità definite e documentate, preavviso ai dipendenti e ai rappresentanti del personale, periodo di conservazione dei dati limitato e sicurezza dei dati garantita. Tuttavia, la geolocalizzazione automatica e continua (anche al di fuori dell'orario di lavoro) non è conforme alla legge. I dipendenti hanno il diritto di opporsi a tale pratica nei casi non autorizzati dalla normativa.
Quali sono gli obblighi previsti dal GDPR per una flotta geolocalizzata?
Il responsabile della flotta deve: identificare e documentare i dati raccolti, limitare l'accesso al personale autorizzato, limitare il periodo di conservazione allo scopo iniziale, registrare il trattamento nel proprio registro delle attività e valutare la necessità di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Deve inoltre informare ciascun dipendente interessato prima dell'implementazione del sistema.
La mia azienda è soggetta alla legge LOM?
Sì, se la tua azienda (pubblica o privata) ha più di 50 dipendenti e una flotta di oltre 100 veicoli leggeri. In questo caso, dovrai includere una percentuale crescente di veicoli a basse emissioni (LVE) al momento del rinnovo della flotta: 20 veicoli % a partire da gennaio 2024, 40 veicoli % nel 2027 e 70 veicoli % nel 2030.
Che cos'è un veicolo a basse emissioni (LVE) secondo la definizione della legge LOM?
La legge LOM definisce i veicoli a basse emissioni (LVE) come veicoli elettrici a batteria, veicoli ibridi plug-in e veicoli a idrogeno. Questi veicoli devono rappresentare una quota crescente degli acquisti effettuati durante il rinnovo della flotta, in conformità con il calendario stabilito dalla legge.
Il software di gestione flotte come SoFLEET centralizza tutti i dati essenziali: posizione, consumo di carburante, comportamento di guida, condizioni del veicolo e programmi di manutenzione. Consente la geolocalizzazione in conformità con il GDPR, in particolare tramite una modalità professionale/personale e la possibilità di disabilitarla, e permette di prevedere i rinnovi delle normative LOM grazie al tracciamento preciso della composizione della flotta.
In che modo un software di gestione della flotta può aiutarmi a rispettare le normative?