Perché è fondamentale distinguere tra percorsi professionali e personali?
Sia per le aziende che per i dipendenti, distinguere tra viaggi di lavoro e viaggi personali (o gestione di viaggi professionali/personali) è un obbligo normativo, fiscale e sociale.
Infatti, l'utilizzo di un veicolo professionale per scopi personali costituisce una prestazione in natura (AEN) soggetta a contributi previdenziali e all'imposta sui redditi.
Senza una corretta gestione di questa distinzione, l'azienda è esposta a una rettifica fiscale in caso di verifica da parte dell'URSSAF o a una valutazione forfettaria svantaggiosa per il dipendente.
SoFLEET, lo strumento di riferimento per la gestione dei viaggi aziendali/personali
Con SoFLEET, gli autisti hanno a disposizione un'applicazione mobile intuitiva che semplifica la vita quotidiana e garantire la conformità usi.
Ecco cosa possono fare con pochi clic:
- Passa facilmente dalla modalità professionale a quella personale, per proteggere la tua privacy.
- Avvia un percorso verso un punto di interesse dall'app.
- Segnala subito un sinistro per ricevere un supporto rapido.
- Gestire le prenotazioni dei veicoli della flotta in base alla disponibilità.
In modalità “personale” la geolocalizzazione del mezzo professionale è disattivata, garantendo il rispetto della privacy e degli obblighi GDPR.
Lato responsabile della flotta: risparmio di tempo e conformità
La piattaforma SoFLEET consente agli amministratori di:
- Aggiungere, modificare o eliminare utenti.
- Gestisci gli ID dei conducenti e gli orari delle prenotazioni.
- Configurare la flotta in base alle norme interne dell'azienda o a quelle del servizio pubblico territoriale.
Migliore gestione dei benefici in natura
In caso di uso misto (professionale/personale), SoFLEET aiuta a calcolare con precisione il beneficio imponibile in natura legato all'uso personale di un veicolo aziendale.
AEN: una riforma da comprendere entro il 2025
Dall'aggiornamento del Bollettino Ufficiale della Previdenza Sociale (BOSS) nel marzo 2025, è stata apportata una precisazione importante:
Le nuove tariffe forfettarie per l'AEN si applicano non solo alle nuove assegnazioni di veicoli, ma anche alle riassegnazioni, a condizione che siano avvenute a partire dal 1° febbraio 2025.
Ciò significa che anche se un veicolo è già in circolazione da diversi anni, la riassegnazione ad un nuovo dipendente comporta l'applicazione della nuovo regime AEN, più rigorosi in certi casi.
Specificità: veicoli elettrici ed eco-score
L'URSSAF specifica inoltre che un veicolo elettrico che non ha diritto alla riduzione AEN al momento della sua messa a disposizione non potrà beneficiare retroattivamente di tale riduzione, anche se in seguito ottiene un eco-score favorevole.
Con SoFLEET è possibile tenere traccia della cronologia della disponibilità dei veicoli di ciascun dipendente, evitando così qualsiasi confusione in caso di ispezione.
Cose da ricordare per la gestione dei viaggi aziendali/personali:
- Per le assegnazioni antecedenti al 1° febbraio 2025 si applica il vecchio regime.
- L'unico riferimento riconosciuto è la data di assegnazione del veicolo, definita dall'accordo tra datore di lavoro e dipendente.
- SoFLEET consente di archiviare queste date e di prevedere gli impatti fiscali in caso di rinnovo o cambio di veicolo.
Due metodi di dichiarazione dei redditi:
- Forfettario : un importo fisso basato sul costo del veicolo.
- In realtà : in base ai chilometri personali percorsi.
In questo secondo caso SoFLEET diventa essenziale per giustificare i chilometri professionali e ridurre la base imponibile.
Un monitoraggio adeguato impedisce che l'amministrazione riclassifichi determinati viaggi come viaggi di lavoro come viaggi personali, con conseguenti ripercussioni fiscali.
E per l'uso dei veicoli personali per scopi professionali?
Molti dipendenti utilizzano il proprio veicolo personale per i viaggi di lavoro. SoFLEET consente inoltre di tracciare e registrare questi viaggi, facilitando il calcolo delle indennità chilometriche e il rispetto delle tariffe fiscali.
SoFLEET è la soluzione ideale per:
- Semplificare la gestione quotidiana dei veicoli della flotta
- Distinguere chiaramente tra usi professionali e personali
- Proteggere la privacy dei dipendenti
- Ottimizzazione della tassazione delle prestazioni in natura
- Rispettare gli obblighi legali e le regole di trasparenza
Vuoi saperne di più sulla gestione dei viaggi e sulla geolocalizzazione dei veicoli professionali? Contatta i nostri team o prova SoFLEET gratuitamente oggi stesso!
