Waarom is het zo belangrijk om onderscheid te maken tussen professionele en persoonlijke reizen?
Voor zowel bedrijven als werknemers, onderscheid maken tussen zakelijke reizen en privéreizen (of het beheer van professionele/persoonlijke reizen) is een wettelijke, fiscale en sociale verplichting.
Het gebruik van een beroepsvoertuig voor persoonlijke doeleinden vormt immers een voordeel in natura (VNA) waarover socialezekerheidsbijdragen en inkomstenbelasting verschuldigd zijn.
Als dit onderscheid niet goed wordt beheerd, loopt het bedrijf het risico op een belastingcorrectie bij een controle door de URSSAF of op een forfaitaire aanslag die nadelig is voor de werknemer.
SoFLEET, de benchmarktool voor het beheren van zakelijke/persoonlijke reizen
Met SoFLEET hebben bestuurders een intuïtieve mobiele applicatie die het dagelijks leven vereenvoudigt en naleving garanderen toepassingen.
Dit kunnen ze met slechts een paar klikken doen:
- Schakel eenvoudig tussen de professionele en persoonlijke modus om uw privacy te beschermen.
- Start een route naar een interessant punt vanuit de app.
- Meld direct een claim voor snelle ondersteuning.
- Beheer de reserveringen van uw wagenpark op basis van beschikbaarheid.
In de “persoonlijke” modus is de geolokalisatie van het bedrijfsvoertuig gedeactiveerd, waardoor de naleving van de privacy en de AVG-verplichtingen wordt gegarandeerd.
Vlootmanagerszijde: tijdsbesparing en naleving
Met het SoFLEET-platform kunnen beheerders:
- Gebruikers toevoegen, bewerken of verwijderen.
- Beheer chauffeurs-ID's en boekingsschema's.
- Configureer het wagenpark volgens de interne regels van het bedrijf of die van de territoriale overheidsdienst.
Beter beheer van voordelen in natura
Bij gemengd gebruik (professioneel/privé) helpt SoFLEET u bij het nauwkeurig berekenen van het belastbare voordeel alle aard dat verband houdt met het privégebruik van een bedrijfsauto.
AEN: een hervorming die in 2025 moet worden begrepen
Sinds de update van het Officiële Sociale Zekerheidsbulletin (BOSS) in maart 2025 is er een belangrijke verduidelijking doorgevoerd:
De nieuwe vaste tarieven voor AEN gelden niet alleen voor nieuwe voertuigtoewijzingen, maar ook voor hertoewijzingen, op voorwaarde dat deze hebben plaatsgevonden op of na 1 februari 2025.
Dit betekent dat, zelfs als een voertuig al een aantal jaren in omloop is, een herplaatsing aan een nieuwe werknemer de toepassing van de nieuw AEN-regime, in bepaalde gevallen strenger.
Specificiteit: elektrische voertuigen en eco-score
De URSSAF bepaalt ook dat een elektrisch voertuig dat op het moment dat het op de markt komt niet in aanmerking komt voor de AEN-korting, niet met terugwerkende kracht van deze korting kan profiteren, zelfs niet als het voertuig later een gunstige eco-score krijgt.
Met SoFLEET kunt u de beschikbaarheid van voertuigen per werknemer bijhouden. Zo voorkomt u verwarring bij een inspectie.
Dingen om te onthouden bij het plannen van zakelijke/privéreizen:
- Voor opdrachten vóór 1 februari 2025 geldt het oude regime.
- De datum van toewijzing van het voertuig, zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen werkgever en werknemers, is de enige erkende referentie.
- Met SoFLEET kunt u deze data archiveren en anticiperen op de fiscale gevolgen bij het vernieuwen of wijzigen van uw voertuig.
Twee methoden voor belastingaangifte:
- Vaste prijs : een vast bedrag op basis van de kosten van het voertuig.
- In werkelijkheid : gebaseerd op persoonlijk afgelegde kilometers.
In het tweede geval is SoFLEET essentieel om zakelijke kilometers te rechtvaardigen en de belastinggrondslag te verlagen.
Door goed toezicht wordt voorkomen dat de overheid bepaalde reistijden als zakelijke reizen herclassificeert naar privéreizen, met fiscale gevolgen tot gevolg.
En voor het gebruik van privévoertuigen voor professionele doeleinden?
Veel werknemers gebruiken hun privéauto voor zakenreizen. Met SoFLEET kunt u deze ritten ook volgen en registreren, waardoor u eenvoudiger de kilometervergoedingen kunt berekenen en aan de belastingtarieven kunt voldoen.
SoFLEET is de ideale oplossing voor:
- Vereenvoudig het dagelijkse beheer van wagenparkvoertuigen
- Maak duidelijk onderscheid tussen professioneel en persoonlijk gebruik
- Bescherming van de privacy van werknemers
- Optimaliseren van de belastingheffing op verstrekkingen
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen en transparantieregels
Wilt u meer weten over ritmanagement en geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen? Neem contact op met onze teams of probeer SoFLEET vandaag nog gratis!
