Voor velen wagenparkbeheerderskan dit begrip van conformiteit vaag of zelfs ingewikkeld lijken. Toch is het essentieel, want zodra een voertuig aan een medewerker wordt toegewezen en gegevens zoals geolocatie of rijgedrag worden vastgelegd, is er sprake van de verwerking van persoonsgegevens. In deze context is het bedrijf volledig verantwoordelijk voor de manier waarop deze gegevens worden verzameld, opgeslagen en gebruikt.
Toestemming of gerechtvaardigd belang: elk bedrijf heeft zijn eigen aanpak
Een van de eerste keuzes die een bedrijf moet maken, is de juridische basis voor het verzamelen van gegevens. Er zijn twee hoofdopties, die beide worden geboden door de AVG.
Het eerste is het verkrijgen van de uitdrukkelijke toestemming van elke werknemer. Deze methode is eenvoudig en juridisch veilig, maar houdt wel in dat iedereen kan weigeren zonder gevolgen. Het is daarom ideaal wanneer het bedrijf het gebruik van een wagenparkbeheeroplossing aanbiedt en niet wil opleggen.
De tweede is gebaseerd op het legitieme belang van de werkgever. In dit geval kan het bedrijf beslissen om het systeem op te leggen, op voorwaarde dat het kan aantonen dat deze gegevensverzameling noodzakelijk is voor de goede werking ervan: logistieke optimalisatie, veiligheid van goederen en personen, wettelijke verplichtingen, enz. Deze basis vereist op zijn beurt dat de werkgever de impact op het privéleven van de werknemers inschat en beperkt. De mogelijkheid om over te schakelen naar de ‘persoonlijke woon-werkverkeer’-modus is bijvoorbeeld een goede oefening om deze balans te behouden.
En hoewel deze Europese regelgeving soms als ingewikkeld wordt ervaren, is ze vooral noodzakelijk.
👉 Weet u op welke juridische basis uw systeem is gebaseerd?
👉 Heeft u uw medewerkers goed geïnformeerd?
👉 Kunt u bij een inspectie aantonen dat u aan de regelgeving voldoet?
Methodologie
Wanneer u onze wagenparkbeheeroplossing gebruikt, blijft u gegevensbeheerder verzameld. Daarom hebben we een complete nalevingskit om u te helpen voldoen aan de AVG-verplichtingen, zonder complexiteit.
Samenvattend zijn er twee mogelijke juridische benaderingen:
- Door toestemming van uw medewerkers (vrijwillige optie)
- Of op basis van uw gerechtvaardigd belang (opgelegde, gerechtvaardigde oplossing)
In beide gevallen vereist naleving dat specifieke stappen worden gevolgd: documentatie, personeelsinformatie, rechtenbeheer en gegevensbeveiliging.
SoFLEET, een partner die zich inzet voor naleving
SoFLEET is zich bewust van de uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming en biedt haar klanten uitgebreide ondersteuning om de oplossing te integreren in overeenstemming met de regelgeving. En zelfs een nalevingskit AVG !
Het bevat een praktische gids, documentsjablonen en concrete aanbevelingen voor het informeren van medewerkers en het aanleveren van het nodige bewijsmateriaal bij een controle of geschil.
Ons doel is eenvoudig: elk bedrijf de mogelijkheid bieden om te profiteren van geconnecteerde voertuigen, zonder dat dit ten koste gaat van de privacy van haar medewerkers.
