Para muchos administradores de flotasEsta noción de conformidad puede parecer vaga, incluso compleja. Sin embargo, es fundamental, ya que en el momento en que se asigna un vehículo a un empleado y se registran datos como la geolocalización o el comportamiento de conducción, estamos hablando de tratamiento de datos personales. Y en este contexto, la empresa se vuelve plenamente responsable de cómo se recopilan, almacenan y utilizan estos datos.
Consentimiento o interés legítimo: cada empresa tiene su propio enfoque
Una de las primeras decisiones que debe tomar una empresa es la base legal para la recopilación de datos. Hay dos opciones principales, ambas previstas en el RGPD.
Lo primero es obtener el consentimiento explícito de cada empleado. Este método es sencillo y legalmente seguro, pero implica que cada uno puede negarse sin consecuencias. Por tanto, es ideal cuando la empresa ofrece, y no quiere imponer, el uso de la solución de gestión de flotas.
El segundo se basa en el interés legítimo del empleador. En este caso, la empresa puede decidir imponer el sistema, siempre que pueda justificar que esta recogida de datos es necesaria para su correcto funcionamiento: optimización logística, seguridad de bienes y personas, obligaciones regulatorias, etc. Esta base a su vez obliga al empresario a evaluar y limitar el impacto en la vida privada de los empleados. La posibilidad de cambiar al modo de “viaje personal”, por ejemplo, es una buena práctica para mantener este equilibrio.
Y si bien esta reglamentación europea se percibe a veces como compleja, es sobre todo esencial.
👉¿Sabes en qué base legal se basa tu sistema?
👉¿Has informado bien a tus empleados?
👉¿Está usted en condiciones de demostrar su cumplimiento en caso de una inspección?
Metodología
Cuando utiliza nuestra solución de gestión de flotas, usted se mantiene responsable del tratamiento de datos coleccionado. Por eso hemos diseñado un kit de cumplimiento completo para ayudarle a cumplir con las obligaciones del RGPD, sin complejidad.
En resumen, hay dos enfoques legales posibles:
- Por consentir de sus empleados (opción voluntaria)
- O en función de tu interés legítimo (solución impuesta y justificada)
En ambos casos, el cumplimiento requiere seguir pasos específicos: documentación, información al personal, gestión de derechos y seguridad de los datos.
SoFLEET, un socio comprometido con el cumplimiento
Consciente de los desafíos relacionados con la protección de datos, SoFLEET ofrece a sus clientes un soporte integral para integrar la solución en cumplimiento normativo. E incluso... kit de cumplimiento RGPD !
Incluye una guía práctica, plantillas de documentos y recomendaciones concretas para informar a los empleados y proporcionar las evidencias necesarias en caso de auditoría o disputa.
Nuestro objetivo es simple: Permitir que cada empresa aproveche los vehículos conectados sin comprometer la privacidad de sus empleados.
