Cuando se entiende la importancia de la monitorización periódica de los vehículos y los aspectos económicos que conlleva, resulta casi imposible prescindir de herramientas telemáticas para la geolocalización de vehículos profesionales. Sin embargo, en la era del RGPD, lo que está en juego es, por definición, mayor. La pregunta esencial es pues: Cómo instalar una solución de geolocalización (o seguimiento de vehículos en tiempo real) Todo en cumplimiento de los requisitos legales impuestos por el RGPD?
Si eres administrador de flotas, sabes que este tema es amplio, complejo pero vital para tu negocio. ¡Aquí encontrarás la información esencial que necesitas saber sobre este tema!
Geolocalización de vehículos profesionales: ¿qué es y por qué?
La geolocalización es Un sistema utilizado para rastrear un vehículo en tiempo real.. Se basa en un dispositivo instalado en el vehículo, que se comunica automáticamente con las antenas de retransmisión cercanas, sin intervención del conductor.
Los datos generados por estos dispositivos son cada vez más valiosos y juegan un papel clave en la gestión de flotas. Muchas empresas están adoptando estas soluciones para optimizar la monitorización y el mantenimiento de sus vehículos.
En concreto, seguimiento en tiempo real de vehículos profesionales. puede ayudar a las empresas Para mejorar su eficiencia, ahorrar dinero y obtener una visión clara del rendimiento de su flota. Por ejemplo, una solución de gestión de flotas que utiliza la geolocalización de vehículos, como la que ofrece SoFLOTA – permite conocer con precisión la ubicación exacta de cada vehículo. Esto se puede utilizar para optimizar rutas, reducir el consumo de combustible y, en consecuencia, limitar las emisiones de CO₂.
Pero ten cuidado garantizar el cumplimiento del RGPD ¡Especialmente en el contexto del uso personal del vehículo profesional! Le conviene hacer lo siguiente: Distinción entre viajes de negocios y personales.
Geolocalización y flotas de vehículos: ¿qué dice el RGPD?
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Las empresas tienen derecho a adoptar, a su discreción, la monitorización remota de su flota.. Esta práctica se ha vuelto más sencilla desde el 25 de mayo de 2018 (fecha de entrada en vigor del RGPD), porque la declaración de un vehículo profesional geolocalizado ya no es Obligatorio ante la CNIL. De forma predeterminada, las reglas básicas del RGPD se aplican necesariamente a la geolocalización. Por tanto, un gestor de flota debe:
- Asegúrese de que los datos estén claramente identificados y que su tipología conste y ordene en el registro mercantil;
- Asegúrese de que sólo las personas autorizadas tengan acceso a estos datos;
- Para cada dato recopilado, incluidos aquellos obtenidos además de la posición del vehículo, Asegúrese de que estén bien definidos y se utilicen únicamente para los fines iniciales.;
- Asegúrese de que estos datos estén perfectamente seguros.
Deber de motivación
Antes de equipar una flota con una herramienta de seguimiento en tiempo real, es necesario definir el contexto, y sobre todo los objetivos a los que estará destinada. La instalación de este tipo de dispositivos debe estar motivada por objetivos muy específicos para garantizar su cumplimiento del RGPD en caso de auditoría y promover su aceptación por parte de los trabajadores.
Las justificaciones creíbles, según las normas del RGPD, son:
- Calcular tiempo de trabajo para el pago cuando no se pueda aplicar nada más.
- Optimizar el uso del vehículo.
- Establecer una lista de precios para un servicio que implica transporte.
- Seguridad del conductor.
- Verificar que los vehículos se utilicen de acuerdo con las normas establecidas por la empresa..
- Una regulación o legislación relacionada con la actividad.
Salvo en los casos autorizados reglamentariamente, no se permite el uso de la geolocalización, pudiendo los empleados oponerse al mismo.
Para los administradores de flotas que buscan una solución eficiente y que cumpla con los estándares, La solución de geolocalización de SoFLEET es una opción a considerar. Sencillo y fiable de utilizar, cumple con la normativa vigente, con posibilidad de desactivar la geolocalización para centrarse solo en indicadores útiles como el consumo de combustible.
Obligación de sensibilización y de información
Para el RGPD, los empleadores, administradores de flotas y gerentes deben informar:
- Sindicatos y representantes del personal;
- Cada empleado personalmente.
Es fundamental organizar actividades de concienciación para informar a los empleados sobre la base legal para instalar una solución telemática. Esta comunicación deberá incluir información obligatoria y específica, como:
- Las razones de la implementación lugar de instalación de dicho dispositivo (las razones mencionadas anteriormente y, si es posible, explicadas de forma más específica);
- La persona dentro de la empresa que será el propietario y usuario. de esta solución (por ejemplo, administrador de flota, administrador administrativo, etc.);
- El tiempo durante el cual se conservarán los datos;
- La posibilidad de rechazo por parte del trabajador por las causas previstas en la ley;
- Accesibilidad y modificación de la información en cualquier momento por el trabajador y el derecho a impugnarlo mediante la presentación de una queja.
Para evitar la frustración de los empleados, es fundamental explicarles claramente las razones que llevaron a la empresa a tomar esa decisión. De hecho, presentar las cosas de forma racional promueve una mejor comprensión y una aceptación más fácil.
Obligación de limitar la duración de la conservación de los datos
Al igual que con cualquier dato personal, Los datos recopilados por geolocalización solo se pueden almacenar temporalmente, dependiendo de su propósito específico. Además, el empleador está obligado a dejar constancia del uso de datos de geolocalización en el apartado relativo al tratamiento de la información relativa a su actividad.
Rendición de cuentas, gobernanza y transparencia
Las disposiciones de responsabilidad del RGPD exigen que los administradores de flotas: documentar sistemáticamente sus decisiones. Para que el tratamiento de datos se realice en las mejores condiciones posibles, se deben tener en cuenta los dos conceptos siguientes del RGPD.
Evaluación de impacto de la protección de datos (DPIA)
El artículo 35 del RGPD exige que realizar una evaluación de impacto sobre la protección de datos (EIPD). Este análisis es una de las piedras angulares de la rendición de cuentas de una organización. Esto le llevará a diseñar un tratamiento de datos que no sólo sea respetuoso con la privacidad, sino también capaz de Demostrar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
La evaluación de impacto sobre la protección de datos es obligatoria en aquellos tratamientos que puedan generar altos riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas. La CNIL pone a disposición de los profesionales un software gratuito de análisis de impacto de la protección de datos para simplificar y estructurar dichos análisis.
Privacidad por diseño
El principio clave de “Privacidad por diseño” es, como sugiere su nombre,Garantizar la máxima protección de datos posible desde el principio del diseño del sistema (telemática o gestión de flotas). Por lo tanto, no será necesaria ninguna protección de datos adicional en una fase posterior.
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