Quando si comprende l'importanza del monitoraggio regolare dei veicoli e gli aspetti economici che ciò comporta, diventa quasi impossibile fare a meno di strumenti telematici per la geolocalizzazione dei veicoli professionali. Tuttavia, nell'era del GDPR, la posta in gioco è per definizione più alta. La domanda essenziale è quindi: Come installare una soluzione di geolocalizzazione (o monitoraggio del veicolo in tempo reale) Tutto nel rispetto degli obblighi di legge imposti dal GDPR?
Se sei un gestore di flotte, saprai che questo argomento è vasto e complesso, ma di vitale importanza per la tua attività. Ecco quindi le informazioni essenziali che devi sapere su questo argomento!
Geolocalizzazione dei veicoli professionali: cos'è e perché?
La geolocalizzazione è un sistema utilizzato per tracciare un veicolo in tempo reale. Si basa su un dispositivo installato nel veicolo che comunica automaticamente con le antenne di trasmissione vicine, senza l'intervento del conducente.
I dati generati da questi dispositivi sono sempre più preziosi e svolgono un ruolo fondamentale nella gestione della flotta. Molte aziende stanno adottando queste soluzioni per ottimizzare il monitoraggio e la manutenzione dei propri veicoli.
Concretamente, il monitoraggio in tempo reale dei veicoli professionali può aiutare le aziende per migliorare l'efficienza, risparmiare denaro e ottenere una visione chiara delle prestazioni della flotta. Ad esempio, una soluzione di gestione della flotta che utilizza la geolocalizzazione dei veicoli, come quella offerta da SoFLEET – consente di conoscere con precisione la posizione esatta di ciascun veicolo. Questo può essere utilizzato per ottimizzare i percorsi, ridurre il consumo di carburante e, di conseguenza, limitare le emissioni di CO₂.
Ma fai attenzione garantire la conformità al GDPR ! Soprattutto nel contesto dell'uso personale del veicolo professionale. È nel tuo interesse fare il distinzione tra viaggi aziendali e personali.
Geolocalizzazione e flotte di veicoli: cosa dice il GDPR?
Secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), Le aziende hanno il diritto di adottare, a loro discrezione, il monitoraggio remoto della propria flotta. Questa pratica è diventata più semplice dal 25 maggio 2018 (data di entrata in vigore del GDPR), perché la dichiarazione di un veicolo professionale geolocalizzato non è più obbligatorio presso la CNIL. Di default, le regole di base del GDPR si applicano necessariamente alla geolocalizzazione. Pertanto, un gestore di flotte deve:
- Assicurarsi che i dati siano chiaramente identificati e che la loro tipologia sia elencata e ordinata nel registro delle imprese;
- Assicurarsi che solo le persone autorizzate abbiano accesso a questi dati;
- Per ogni dato raccolto, compresi quelli ottenuti oltre alla posizione del veicolo, assicurarsi che siano ben definiti e utilizzati solo per gli scopi iniziali;
- Assicurare che questi dati siano perfettamente sicuri.
Obbligo di motivazione
Prima di dotare una flotta di uno strumento di tracciamento in tempo reale, è necessario definire il contesto e soprattutto gli obiettivi a cui esso sarà destinato. L'installazione di questo tipo di dispositivo deve essere motivata da obiettivi molto specifici per garantirne la conformità al GDPR in caso di audit e promuoverne l’accettazione da parte dei lavoratori.
Le giustificazioni credibili, secondo le norme del GDPR, sono:
- Calcolare il tempo di lavoro per il pagamento quando non è possibile fare altro.
- Ottimizzare l'uso del veicolo.
- Stabilire un listino prezzi per un servizio che comporta il trasporto.
- Sicurezza del conducente.
- Controllare che i veicoli siano utilizzati in conformità alle norme stabilite dall'azienda.
- Un regolamento o una legislazione relativa all'attività.
Salvo nei casi autorizzati dalla normativa, l'uso della geolocalizzazione non è consentito e i dipendenti possono opporsi.
Per i gestori di flotte che cercano una soluzione efficiente e conforme agli standard, La soluzione di geolocalizzazione di SoFLEET è un'opzione da considerare. Semplice e affidabile da utilizzare, è conforme alle normative vigenti, con la possibilità di disattivare la geolocalizzazione per concentrarsi solo su indicatori utili come il consumo di carburante.
Obbligo di sensibilizzazione e informazione
Ai sensi del GDPR, i datori di lavoro, i gestori di flotte e i dirigenti devono informare:
- Sindacati e rappresentanti del personale;
- Ogni dipendente personalmente.
È fondamentale organizzare campagne di sensibilizzazione per informare i dipendenti sulle basi giuridiche per l'installazione di una soluzione telematica. Tale comunicazione deve contenere informazioni obbligatorie e specifiche, quali:
- Le ragioni dell'attuazione luogo di tale dispositivo (i motivi sopra menzionati e, se possibile, elaborati più specificamente);
- La persona all'interno dell'azienda che sarà il proprietario e l'utente di questa soluzione (ad esempio gestore della flotta, responsabile amministrativo, ecc.);
- Il tempo durante il quale i dati saranno conservati;
- La possibilità di rifiuto da parte del dipendente per motivi previsti dalla legge;
- Accessibilità e modifica delle informazioni in qualsiasi momento dal dipendente e il diritto di contestare presentando reclamo.
Per evitare frustrazione nei dipendenti, è fondamentale spiegare chiaramente le ragioni che hanno spinto l'azienda a fare questa scelta. Infatti, presentare le cose in modo razionale favorisce una migliore comprensione e una più facile accettazione.
Obbligo di limitazione della durata della conservazione dei dati
Come per tutti i dati personali, I dati raccolti tramite geolocalizzazione possono essere archiviati solo temporaneamente, a seconda del loro scopo specifico. Inoltre, il datore di lavoro è tenuto a registrare l'utilizzo dei dati di geolocalizzazione nella sezione relativa al trattamento delle informazioni relative alla propria attività.
Responsabilità, governance e trasparenza
Le disposizioni sulla responsabilità del GDPR impongono ai gestori delle flotte di: documentare sistematicamente le proprie decisioni. Affinché il trattamento dei dati venga effettuato nelle migliori condizioni possibili, è necessario tenere conto dei due seguenti concetti del GDPR.
DPIA (Valutazione dell'impatto sulla protezione dei dati)
L’articolo 35 del GDPR richiede che condurre una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Questa analisi è uno dei pilastri fondamentali della responsabilità di un'organizzazione. Ciò porterà a progettare un’elaborazione dei dati non solo rispettosa della privacy, ma anche in grado di dimostrare la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati.
La DPIA è obbligatoria per i trattamenti che possono generare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone fisiche. La CNIL mette a disposizione dei professionisti un software gratuito di analisi dell'impatto sulla protezione dei dati per semplificare e strutturare tali analisi.
Privacy by design
Il principio chiave della “Privacy by design” è, come suggerisce il nome, quello digarantire la massima protezione possibile dei dati fin dall'inizio della progettazione del sistema (telematica o gestione della flotta). Di conseguenza, in una fase successiva non sarà necessaria alcuna ulteriore protezione dei dati.
GPDR-info.eu
