Quando você entende a importância do monitoramento regular de veículos e os aspectos econômicos que ele envolve, é quase impossível prescindir de ferramentas telemáticas para geolocalização de veículos profissionais. No entanto, na era do GDPR, os riscos são, por definição, maiores. A questão essencial é, portanto: Como instalar uma solução de geolocalização (ou rastreamento de veículos em tempo real) Todos em conformidade com os requisitos legais impostos pelo RGPD?
Se você é um gerente de frota, sabe que esse tópico é vasto, complexo, mas vital para o seu negócio. Então aqui estão as informações essenciais que você precisa saber sobre esse assunto!
Geolocalização de veículos profissionais: o que é e por quê?
Geolocalização é um sistema usado para rastrear um veículo em tempo real. Ele se baseia em um dispositivo instalado no veículo, que se comunica automaticamente com antenas de retransmissão próximas, sem intervenção do motorista.
Os dados gerados por esses dispositivos são cada vez mais valiosos e desempenham um papel fundamental na gestão de frotas. Muitas empresas agora estão adotando essas soluções para otimizar o monitoramento e a manutenção de seus veículos.
Concretamente, monitorização em tempo real de veículos profissionais pode ajudar empresas para melhorar sua eficiência, economizar dinheiro e obter uma visão clara do desempenho de sua frota. Por exemplo, uma solução de gestão de frotas que utiliza geolocalização de veículos – como a oferecida pela SoFLEET – permite que você saiba com precisão a localização exata de cada veículo. Isso pode ser usado para otimizar rotas, reduzir o consumo de combustível e, consequentemente, limitar as emissões de CO₂.
Mas tenha cuidado garantir a conformidade com o RGPD ! Especialmente no contexto do uso pessoal do veículo profissional. É do seu interesse fazer o distinção entre viagens de negócios e pessoais.
Geolocalização e frotas de veículos: o que diz o GDPR?
De acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), As empresas têm o direito de adotar, a seu critério, o monitoramento remoto de sua frota. Esta prática tornou-se mais fácil desde 25 de maio de 2018 (data de entrada em vigor do RGPD), pois a declaração de um veículo profissional geolocalizado deixou de ser obrigatório com a CNIL. Por padrão, as regras básicas do GDPR se aplicam necessariamente à geolocalização. Portanto, um gestor de frota deve:
- Garantir que os dados sejam claramente identificados e que a sua tipologia esteja listada e organizada no registo empresarial;
- Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a esses dados;
- Para cada dado coletado, incluindo aqueles obtidos além da posição do veículo, garantir que estejam bem definidos e utilizados apenas para os fins iniciais;
- Garantir que esses dados estejam perfeitamente seguros.
Dever de fundamentação
Antes de equipar uma frota com uma ferramenta de rastreamento em tempo real, é necessário definir o contexto e, principalmente, os objetivos aos quais ela será destinada. A instalação deste tipo de dispositivo deve ser motivada por objetivos muito específicos para garantir sua conformidade com o RGPD em caso de auditoria e promover sua aceitação pelos trabalhadores.
Justificativas confiáveis, segundo as regras do GDPR, são:
- Calcular tempo de trabalho para pagamento quando nada mais pode ser aplicado.
- Otimize o uso do veículo.
- Estabeleça uma lista de preços para um serviço que envolve transporte.
- Segurança do motorista.
- Verificar se os veículos são utilizados de acordo com as normas estabelecidas pela empresa.
- Um regulamento ou legislação relacionada à atividade.
Exceto em casos autorizados por regulamento, o uso de geolocalização não é permitido, e os funcionários podem se opor a ele.
Para gestores de frotas que buscam uma solução eficiente e em conformidade com os padrões, A solução de geolocalização da SoFLEET é uma opção a considerar. Simples e confiável de usar, ele está em conformidade com as normas vigentes, com a possibilidade de desativar a geolocalização para focar apenas em indicadores úteis, como o consumo de combustível.
Obrigação de sensibilização e informação
Para o RGPD, os empregadores, gestores de frotas e gestores devem informar:
- Sindicatos e representantes dos funcionários;
- Cada funcionário pessoalmente.
É essencial organizar campanhas de conscientização para informar os funcionários sobre a base legal para instalar uma solução telemática. Esta comunicação deve incluir informações obrigatórias e específicas, tais como:
- As razões para a implementação local de tal dispositivo (as razões mencionadas acima e, se possível, elaboradas mais especificamente);
- A pessoa dentro da empresa que será o proprietário e usuário desta solução (por exemplo, gestor de frota, gestor administrativo, etc.);
- O tempo durante o qual os dados serão retidos;
- A possibilidade de rejeição pelo empregado pelos motivos previstos em lei;
- Acessibilidade e modificação de informações a qualquer momento pelo empregado e o direito de contestar através de reclamação.
Para evitar frustrações nos funcionários, é essencial explicar claramente os motivos que levaram a empresa a fazer essa escolha. De fato, apresentar as coisas de forma racional promove melhor compreensão e aceitação mais fácil.
Obrigação de limitar a duração da retenção de dados
Como acontece com quaisquer dados pessoais, Os dados coletados por geolocalização só podem ser armazenados temporariamente, dependendo de sua finalidade específica. Além disso, o empregador é obrigado a registrar o uso de dados de geolocalização na seção relativa ao tratamento de informações relativas à sua atividade.
Responsabilização, governação e transparência
As disposições de responsabilidade do RGPD exigem que os gestores de frotas: documentar sistematicamente suas decisões. Para que o processamento de dados seja realizado nas melhores condições possíveis, os dois conceitos a seguir do GDPR devem ser levados em consideração.
DPIA (Avaliação de Impacto da Proteção de Dados)
O artigo 35 do RGPD exige que realização de uma Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (DPIA). Essa análise é um dos pilares da responsabilização de uma organização. Isso levará a conceber um processamento de dados que não só respeite a privacidade, mas também seja capaz de demonstrar conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados.
Uma DPIA é obrigatória para o processamento que possa gerar altos riscos para os direitos e liberdades das pessoas físicas. A CNIL fornece aos profissionais software gratuito de análise de impacto à proteção de dados para simplificar e estruturar essas análises.
Privacidade por design
O princípio fundamental da “Privacidade desde a concepção” é, como o próprio nome sugere,garantir a máxima proteção de dados possível desde o início do projeto do sistema (telemática ou gestão de frotas). Como resultado, nenhuma proteção de dados adicional será necessária em um estágio posterior.
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