Wanneer u het belang van regelmatige voertuigbewaking en de economische aspecten die hiermee gepaard gaan, begrijpt, kunt u bijna niet meer zonder telematicahulpmiddelen voor de geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen. Maar in het tijdperk van de AVG zijn de belangen per definitie hoger. De essentiële vraag is daarom: Hoe installeer ik een geolocatieoplossing? (of real-time voertuigtracking) Alle in overeenstemming met de wettelijke vereisten die de AVG stelt?
Als u wagenparkbeheerder bent, weet u dat dit een uitgebreid en complex onderwerp is, maar ook essentieel voor uw bedrijf. Hier is de essentiële informatie die u over dit onderwerp moet weten!
Geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen: wat is het en waarom?
Geolocatie is een systeem dat wordt gebruikt om een voertuig in realtime te volgen. Het is gebaseerd op een apparaat dat in het voertuig is geïnstalleerd en dat automatisch communiceert met nabijgelegen relaisantennes, zonder tussenkomst van de bestuurder.
De gegevens die deze apparaten genereren, worden steeds waardevoller en spelen een belangrijke rol bij wagenparkbeheer. Veel bedrijven passen deze oplossingen nu toe om de bewaking en het onderhoud van hun voertuigen te optimaliseren.
Concreet: realtime monitoring van professionele voertuigen kan bedrijven helpen om hun efficiëntie te verbeteren, geld te besparen en een duidelijk beeld te krijgen van de prestaties van hun wagenpark. Bijvoorbeeld een wagenparkbeheeroplossing die gebruikmaakt van voertuiggeolocatie – zoals die van Dus FLEET – laat u precies de exacte locatie van elk voertuig weten. Dit kan gebruikt worden voor routes optimaliseren, het brandstofverbruik verminderen en daardoor de CO₂-uitstoot beperken.
Maar wees voorzichtig Zorg voor AVG-naleving ! Zeker in het kader van het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen. Het is in uw belang om de onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke reizen.
Geolocatie en wagenparken: wat zegt de AVG?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Bedrijven hebben het recht om, naar eigen goeddunken, op afstand toezicht op hun wagenpark te implementeren. Deze praktijk is sinds 25 mei 2018 (datum van inwerkingtreding van de AVG) eenvoudiger geworden, omdat de aangifte van een geolokaliseerd bedrijfsvoertuig niet langer verplicht is. verplicht bij de CNIL. Standaard zijn de basisregels van de AVG van toepassing op geolocatie. Een wagenparkbeheerder moet dus:
- Zorg ervoor dat gegevens duidelijk geïdentificeerd zijn en dat hun typologie is opgenomen en georganiseerd in het handelsregister;
- Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot deze gegevens;
- Voor elke verzamelde data, inclusief die welke zijn verkregen naast de positie van het voertuig, Zorg ervoor dat ze goed gedefinieerd zijn en alleen voor de oorspronkelijke doeleinden worden gebruikt;
- Zorg ervoor dat deze gegevens volkomen veilig zijn.
Plicht tot het geven van redenen
Voordat u een wagenpark uitrust met een realtime trackingtool, moet u eerst de context en vooral de doelstellingen bepalen waarvoor u het wilt gebruiken. De installatie van dit type apparaat moet gemotiveerd worden door zeer specifieke doelstellingen om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de AVG in geval van een audit en om de acceptatie ervan door de werknemers te bevorderen.
Geloofwaardige rechtvaardigingen volgens de AVG-regels zijn:
- Werktijd berekenen voor betaling wanneer er geen andere toepassing mogelijk is.
- Optimaliseer het gebruik van uw voertuig.
- Een prijslijst opstellen voor een dienst die te maken heeft met transport.
- Veiligheid van de bestuurder.
- Controleer of voertuigen worden gebruikt in overeenstemming met de door het bedrijf vastgestelde regels.
- Een regelgeving of wetgeving met betrekking tot de activiteit.
Behalve in de gevallen waarin de regelgeving dit toestaat, is het gebruik van geolocatie niet toegestaan en kunnen werknemers hiertegen bezwaar maken.
Voor wagenparkbeheerders die op zoek zijn naar een efficiënte en normconforme oplossing, De geolocatieoplossing van SoFLEET is een optie om te overwegen. Het is eenvoudig en betrouwbaar in gebruik en voldoet aan de huidige regelgeving. Bovendien heeft u de mogelijkheid om de geolocatie uit te schakelen, zodat u zich alleen kunt richten op nuttige indicatoren, zoals het brandstofverbruik.
Verplichting tot bewustwording en informatieverstrekking
Voor de AVG moeten werkgevers, wagenparkbeheerders en managers informeren:
- Vakbonden en personeelsvertegenwoordigers;
- Elke werknemer persoonlijk.
Het is van essentieel belang om bewustmakingscampagnes te organiseren om werknemers te informeren over de juridische basis voor de installatie van een telematica-oplossing. Deze mededeling moet verplichte en specifieke informatie bevatten, zoals:
- De redenen voor de implementatie plaats van een dergelijk apparaat (de hierboven genoemde redenen en, indien mogelijk, nader uitgewerkt);
- De persoon binnen het bedrijf die eigenaar en gebruiker zal zijn van deze oplossing (bijv. wagenparkbeheerder, administratief manager, enz.);
- De tijd gedurende welke de gegevens bewaard worden;
- De mogelijkheid van afwijzing door de werknemer om bij wet voorziene redenen;
- Toegankelijkheid en wijziging van informatie op ieder moment door de werknemer en het recht om bezwaar te maken door het indienen van een klacht.
Om frustratie bij werknemers te voorkomen, is het van belang om duidelijk uit te leggen waarom het bedrijf deze keuze heeft gemaakt. Wanneer je de zaken op een rationele manier presenteert, wordt het begrip beter en is de acceptatie ervan gemakkelijker.
Verplichting tot beperking van de bewaartermijn van gegevens
Zoals met alle persoonlijke gegevens, Gegevens die door geolocatie worden verzameld, kunnen slechts tijdelijk worden opgeslagen, afhankelijk van hun specifieke doel. Bovendien is de werkgever verplicht om het gebruik van geolocatiegegevens te registreren in het gedeelte dat betrekking heeft op de verwerking van informatie betreffende zijn activiteit.
Verantwoording, bestuur en transparantie
De aansprakelijkheidsbepalingen van de AVG vereisen dat wagenparkbeheerders: hun beslissingen systematisch documenteren. Om de gegevensverwerking onder de best mogelijke omstandigheden te laten plaatsvinden, moeten de volgende twee begrippen uit de AVG in acht worden genomen.
DPIA (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling)
Artikel 35 van de AVG vereist dat het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Deze analyse is een van de hoekstenen van de verantwoordingsplicht van een organisatie. Dit zal leiden tot een ontwerp van gegevensverwerking die niet alleen respectvol is voor de privacy, maar ook in staat is om aantonen dat u voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Een DPIA is verplicht voor verwerkingen die waarschijnlijk hoge risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met zich meebrengen. De CNIL biedt professionals gratis software voor de analyse van de impact op gegevensbescherming, waarmee ze deze analyses kunnen vereenvoudigen en structureren.
Privacy door ontwerp
Het belangrijkste principe van “Privacy by design” is, zoals de naam al aangeeft,Zorg voor een zo groot mogelijke gegevensbescherming vanaf het begin van het systeemontwerp (telematica of wagenparkbeheer). Daarom is er in een later stadium geen aanvullende gegevensbescherming meer nodig.
GPDR-info.eu
