Pour de nombreux gestionnaires de flotte, cette notion de conformité peut sembler floue, voire complexe. Pourtant, elle est essentielle, car dès qu’un véhicule est affecté à un collaborateur et que des données comme la géolocalisation ou le comportement de conduite sont enregistrées, on parle de traitement de données personnelles. Et dans ce cadre, l’entreprise devient pleinement responsable de la manière dont ces données sont collectées, stockées et utilisées.
Consentement ou intérêt légitime : à chaque entreprise son approche
L’un des premiers choix que doit faire une entreprise concerne le fondement juridique sur lequel repose la collecte de données. Deux options principales existent, toutes deux prévues par le RGPD.
La première consiste à obtenir le consentement explicite de chaque salarié. Cette méthode est simple et sûre sur le plan juridique, mais elle implique que chacun puisse refuser sans conséquence. Elle est donc idéale lorsque l’entreprise propose, et ne souhaite pas imposer, l’utilisation de la solution de gestion de flotte.
La seconde repose sur l’intérêt légitime de l’employeur. Dans ce cas, l’entreprise peut décider d’imposer le dispositif, à condition de justifier que cette collecte de données est nécessaire à son bon fonctionnement : optimisation logistique, sécurisation des biens et des personnes, obligations réglementaires, etc. Ce fondement impose en retour à l’employeur d’évaluer et de limiter l’impact sur la vie privée des collaborateurs. La possibilité de basculer en mode « trajet personnel », par exemple, est une bonne pratique pour maintenir cet équilibre.
Et si ce règlement européen est parfois perçu comme complexe, il est surtout incontournable.
👉 Savez-vous sur quel fondement juridique repose votre dispositif ?
👉 Avez-vous bien informé vos collaborateurs ?
👉 Êtes-vous capable de démontrer votre conformité en cas de contrôle ?
Méthodologie
Lorsque vous utilisez notre solution de gestion de flotte, vous restez responsable du traitement des données collectées. C’est pourquoi nous avons conçu un kit complet de conformité pour vous aider à respecter les obligations du RGPD, sans complexité.
Pour résumer, il y a deux approches juridiques possibles :
- Par consentement de vos collaborateurs (option volontaire)
- Ou sur la base de votre intérêt légitime (solution imposée, justifiée)
Dans les deux cas, la conformité nécessite des étapes précises à respecter : documentation, information du personnel, gestion des droits, et sécurisation des données.
SoFLEET, un partenaire engagé dans la conformité
Consciente des enjeux liés à la protection des données, SoFLEET propose à ses clients un accompagnement complet pour intégrer la solution dans le respect de la réglementation. Et même, un kit de conformité RGPD !
Il comprend notamment un guide pratique, des modèles de documents et des recommandations concrètes pour informer les collaborateurs et constituer les preuves nécessaires en cas de contrôle ou de litige.
Notre objectif est simple: permettre à chaque entreprise de tirer parti des véhicules connectés sans faire de compromis sur la vie privée de ses salariés.
