Geolocation, GDPR, LOM-wetgeving, technische inspectie. De regelgeving voor wagenparken is nog nooit zo uitgebreid geweest. En de risico's van niet-naleving zijn zeer reëel: financiële boetes, klachten van werknemers, controles door de CNIL (Franse Autoriteit voor Gegevensbescherming), belastingboetes of zelfs het niet kunnen vernieuwen van uw wagenpark binnen de wettelijk gestelde termijnen.
De overgrote meerderheid van wagenparkbeheerders tast echter nog steeds in het duister over deze kwesties. Niet door nalatigheid, maar omdat de regelgeving complex, verspreid en vaak slecht uitgelegd is.
Deze handleiding is voor u. Hierin vindt u in duidelijke en praktische taal alle essentiële informatie die u nodig hebt om uw wagenpark volledig in overeenstemming met de geldende regelgeving te beheren.
Geolocatie van bedrijfsvoertuigen: wat de wet zegt
Geolocation is tegenwoordig een essentieel hulpmiddel voor wagenparkbeheer. Het maakt gebruik van een apparaat dat in het voertuig is ingebouwd en automatisch communiceert met zendmasten, zonder tussenkomst van de bestuurder. De gegenereerde gegevens (positie, route, rijtijd, rijgedrag) zijn van onschatbare waarde voor het optimaliseren van een wagenpark.
Maar het verzamelen ervan kan niet zomaar even gebeuren.
Geolocatie, ja. Continue monitoring, nee. De wet staat werkgevers toe hun bedrijfsvoertuigen uit te rusten met geolocatieapparatuur, mits dit gebruik gerechtvaardigd is door specifieke en legitieme doelstellingen. Deze doelstellingen moeten worden gedefinieerd, gedocumenteerd en gecommuniceerd vóór de ingebruikname.
Toegestane toepassingen omvatten met name: de beveiliging van eigendommen en personen, de rechtvaardiging van werktijden, het monitoren en factureren van diensten en de naleving van regelgeving inzake werktijden.
Anderzijds, Sommige tools bieden automatische en permanente geolocatie: dit is illegaal.Behalve in gevallen die door de regelgeving zijn toegestaan, kunnen werknemers hiertegen bezwaar maken. Een bedrijf dat zich niet aan deze regels houdt, kan door de CNIL (Franse Autoriteit voor Gegevensbescherming) worden vervolgd.
Een belangrijk punt om te onthouden: sinds de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op 25 mei 2018 van kracht is geworden, is het registreren van een bedrijfsauto met geolocatie niet langer verplicht bij de CNIL (Franse Autoriteit voor Gegevensbescherming). De onderliggende regels blijven echter volledig van toepassing.
AVG en wagenparkbeheer: essentiële verplichtingen
Geolocation verzamelt persoonsgegevens, waaronder de locatie en bewegingen van een identificeerbare bestuurder. Het valt daarmee rechtstreeks onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De daaruit voortvloeiende verplichtingen voor wagenparkbeheerders zijn ononderhandelbaar.
Vier fundamentele principes om te respecteren:
Ten eerste moeten de verzamelde gegevens duidelijk worden geïdentificeerd, de aard ervan worden vermeld en het gebruik ervan strikt worden beperkt tot de oorspronkelijke doeleinden. Locatiegegevens die zijn verzameld voor routebeheer mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals disciplinaire maatregelen.
Ten tweede moet de toegang tot deze gegevens beperkt blijven tot bevoegd personeel. De wagenparkbeheerder, de administratief manager: de toegang moet traceerbaar en beperkt zijn.
Ten derde mogen geolocatiegegevens slechts tijdelijk worden opgeslagen, afhankelijk van het specifieke doel. Bovendien is de werkgever verplicht het gebruik van deze gegevens vast te leggen in zijn activiteitenregister.
Ten vierde moet de gegevensbeveiliging gewaarborgd zijn. Dit vereist passende technische en organisatorische maatregelen.
Twee aanvullende verplichtingen die niet mogen worden genegeerd:
De DPIA (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling): Artikel 35 van de AVG schrijft een effectbeoordeling voor voor elke verwerking die een hoog risico kan vormen voor de rechten en vrijheden van personen. De CNIL (Franse Autoriteit voor Gegevensbescherming) biedt een gratis tool aan voor het uitvoeren van deze beoordelingen. Voor een wagenpark met geolocatietracking kan deze beoordeling verplicht zijn.
DE Privacy door ontwerp Wagenparkbeheersystemen moeten vanaf de ontwerpfase gegevensbescherming integreren. Het doel is duidelijk: er mogen achteraf geen kostbare correcties nodig zijn.
Het verstrekken van informatie aan werknemers is een wettelijke verplichting. Voordat een geolocatietool wordt ingezet, moet de werkgever de werknemersvertegenwoordigers en elke werknemer afzonderlijk informeren. Deze communicatie moet de volgende zaken omvatten: de redenen voor de installatie, de identiteit van de gegevensbeheerder, de bewaartermijn van de gegevens en de rechten van werknemers met betrekking tot inzage en bezwaar. Transparantie is geen optie; het is een vereiste voor naleving van de regelgeving en een belangrijke factor voor het bevorderen van sociale acceptatie binnen uw teams.
LOM-wetgeving: Wat zijn de verplichtingen voor bedrijven?
De Mobiliteitsoriëntatiewet (LOM)De wet, die in 2019 werd aangenomen en in 2021 werd versterkt door de Klimaat- en Veerkrachtwet, verplicht bedrijven om hun wagenpark geleidelijk te vergroenen. Het is een van de belangrijkste regelgevingen voor wagenparken van de komende jaren.
Wie wordt hierdoor getroffen? Publieke en private bedrijven met meer dan 50 werknemers en een wagenpark van meer dan 100 lichte voertuigen zijn aan deze eis onderworpen.
De te respecteren drempelwaarden:
- 10 % emissiearme voertuigen (LVE) sinds 1 januari 2022
- 20 % sinds 1 januari 2024
- 40 % met ingang van 1 januari 2027
- 70 % vanaf 1 januari 2030
Voertuigen met lage emissie (LVE's) omvatten elektrische voertuigen, plug-in hybride voertuigen en waterstofvoertuigen. Deze drempelwaarden gelden voor elke afzonderlijke voertuigvernieuwing, niet voor het gehele wagenpark tegelijk, maar het totale aantal is gebaseerd op alle aankopen.
Anticipeer, reageer niet impulsief. Bedrijven die hun transitie niet goed hebben gepland, komen onder druk te staan wanneer leasecontracten aflopen. Het goede nieuws: er is financiële ondersteuning beschikbaar om de transitie te vergemakkelijken, waaronder een duurzame mobiliteitsvergoeding van maximaal € 400 per jaar voor werknemers, subsidies voor laadinfrastructuur voor elektrische voertuigen via het Advenir-programma (waarbij tot 50% van de installatiekosten van laadstations wordt gedekt), gunstige leningen en afschrijvingsregelingen voor schone voertuigen.
Wagenparkbeheersoftware zoals SoFLEET kan u helpen de samenstelling van uw wagenpark in realtime te volgen, noodzakelijke verlengingen te voorspellen en te voldoen aan de LOM-regelgeving zonder dat u handmatig complexe dashboards hoeft te beheren.
Hoe zorgt u ervoor dat uw wagenpark aan de regelgeving voldoet?
Compliance is geen statische toestand. Het is een continu proces dat methodologie, geschikte instrumenten en nauwgezette documentatie vereist.
Stap 1: Definieer en documenteer uw doelstellingen. Voordat u een trackingapparaat installeert, moet u duidelijk aangeven waarom u dit doet. Deze doeleinden vormen de basis voor uw GDPR-naleving en interne communicatie.
Stap 2: Informeer en train je teams. Acceptatie door de chauffeur is essentieel voor succes. Een goed uitgelegd geolocatiesysteem wordt eerder geaccepteerd. Een ondoorzichtig systeem leidt tot sociale conflicten en stelt het bedrijf bloot aan juridische stappen. Overweeg om de werk-/privémodus in uw tools in te schakelen: dit geeft een sterk signaal af van respect voor de privacy van de chauffeur en bevordert een grotere betrokkenheid.
Stap 3: Kies tools die van nature voldoen aan de eisen. Kies oplossingen die van nature voldoen aan de AVG-regelgeving, met de mogelijkheid om geolocatie en toegangsregistratie uit te schakelen en de bewaartermijnen van gegevens te configureren. Dit is het principe van 'Privacy by Design' toegepast op uw wagenpark.
Stap 4: Plan de verlenging van uw LOM-wetgeving. Ontwikkel een meerjarenplan voor vernieuwing dat rekening houdt met VFE-drempelwaarden. Houd rekening met de levertijden van elektrische voertuigen en de benodigde laadinfrastructuur.
Stap 5: Controleer regelmatig of u aan de regelgeving voldoet. Regelgeving is aan verandering onderhevig. Een jaarlijkse audit van uw verwerkingsregister, uw geolocatiepraktijken en de samenstelling van uw wagenpark is een goede gewoonte om te systematiseren.
Download ons whitepaper
Uw wagenpark beheren: in overeenstemming met de regelgeving.
Is het wettelijk toegestaan om de geolocatie van een werknemer te gebruiken?
Ja, onder bepaalde voorwaarden. Een werkgever mag bedrijfsvoertuigen in zijn wagenpark lokaliseren als hij voldoet aan de wettelijke kaders: gedefinieerde en gedocumenteerde doeleinden, voorafgaande kennisgeving aan werknemers en personeelsvertegenwoordigers, een beperkte bewaartermijn voor gegevens en gegarandeerde gegevensbeveiliging. Automatische en continue geolocatie (ook buiten werktijd) is echter niet in overeenstemming met de wet. Werknemers hebben het recht om hiertegen bezwaar te maken in gevallen die niet door de regelgeving zijn toegestaan.
Wat zijn de GDPR-verplichtingen voor een geografisch gelokaliseerd wagenpark?
De wagenparkbeheerder moet: de verzamelde gegevens identificeren en documenteren, de toegang beperken tot geautoriseerd personeel, de bewaartermijn beperken tot het oorspronkelijke doel, de verwerking vastleggen in het activiteitenregister en de noodzaak van een gegevensverwerkingseffectbeoordeling (DPIA) beoordelen. Daarnaast moet de wagenparkbeheerder elke betrokken medewerker informeren voordat het systeem in gebruik wordt genomen.
Is mijn bedrijf getroffen door de LOM-wetgeving?
Ja, als uw bedrijf (publiek of privé) meer dan 50 werknemers en een wagenpark van meer dan 100 lichte voertuigen heeft. In dat geval moet u bij de vernieuwing van uw wagenpark een toenemend percentage emissiearme voertuigen (LVE's) opnemen: 20 %'s vanaf januari 2024, 40 %'s in 2027 en 70 %'s in 2030.
Wat is een emissiearm voertuig (LVE) zoals gedefinieerd in de LOM-wet?
De LOM-wet definieert emissiearme voertuigen (LVE's) als volledig elektrische voertuigen, plug-in hybride voertuigen en waterstofvoertuigen. Deze voertuigen moeten een steeds groter aandeel uitmaken van de aankopen die worden gedaan tijdens de vernieuwing van het wagenpark, in overeenstemming met het schema dat in de wet is vastgelegd.
Fleetmanagementsoftware zoals SoFLEET centraliseert alle essentiële gegevens: locatie, brandstofverbruik, rijgedrag, voertuigconditie en onderhoudsschema's. Het maakt geolocatie mogelijk in overeenstemming met de AVG, met name via een professionele/persoonlijke modus en de optie om geolocatie uit te schakelen, en maakt het mogelijk om te anticiperen op verlengingen van de LOM-wetgeving dankzij nauwkeurige tracking van de vlootsamenstelling.
Hoe kan fleetmanagementsoftware mij helpen om aan de regelgeving te voldoen?