Geolocalização, RGPD, legislação sobre licenças de transporte, inspeção técnica. As regulamentações que regem as frotas de veículos nunca foram tão abrangentes. E os riscos de não conformidade são muito reais: multas, reclamações de funcionários, auditorias da CNIL (Comissão Nacional de Informática e Liberdades), penalidades fiscais ou até mesmo a impossibilidade de renovar a frota dentro dos prazos legais.
No entanto, a grande maioria dos gestores de frotas ainda opera sem conhecimento dessas questões. Não por negligência, mas porque as regulamentações são complexas, dispersas e, muitas vezes, mal explicadas.
Este guia é para você. Ele reúne, em linguagem clara e prática, as informações essenciais que você precisa saber para gerenciar sua frota em total conformidade com as normas vigentes.
Geolocalização de veículos da empresa: o que diz a lei
A geolocalização tornou-se uma ferramenta essencial para a gestão de frotas. Ela se baseia em um dispositivo integrado ao veículo que se comunica automaticamente com torres de celular, sem intervenção do motorista. Os dados gerados (posição, rota, tempo de condução, comportamento do motorista) são inestimáveis para a otimização de uma frota de veículos.
Mas colecioná-los não pode ser feito por capricho.
Geolocalização, sim. Monitoramento contínuo, não. A lei permite que os empregadores equipem os veículos da empresa com dispositivos de geolocalização, desde que esse uso seja justificado por objetivos específicos e legítimos. Esses objetivos devem ser definidos, documentados e comunicados antes da implementação.
Os usos autorizados incluem, em particular: a segurança de bens e pessoas, a justificação do horário de trabalho, a monitorização e faturação de serviços e o cumprimento da regulamentação relativa ao horário de funcionamento.
Por outro lado, Algumas ferramentas oferecem geolocalização automática e permanente: isso é ilegal.Exceto nos casos autorizados por lei, os funcionários podem opor-se a isso. E uma empresa que não cumpra essas regras está sujeita a processo pela CNIL (Autoridade Francesa de Proteção de Dados).
Um ponto importante a lembrar: desde a entrada em vigor do RGPD em 25 de maio de 2018, o registo de veículos empresariais com geolocalização deixou de ser obrigatório junto da CNIL (Comissão Nacional de Informática e Liberdades). No entanto, as regras subjacentes continuam a ser totalmente aplicáveis.
RGPD e gestão de frotas: obrigações essenciais
A geolocalização coleta dados pessoais, incluindo a localização e os deslocamentos de um motorista identificável. Como tal, enquadra-se perfeitamente no âmbito do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). E as obrigações daí resultantes para os gestores de frotas são inegociáveis.
Quatro princípios fundamentais a respeitar:
Em primeiro lugar, os dados coletados devem ser claramente identificados, sua natureza descrita e seu uso estritamente limitado às finalidades originais. Não é possível utilizar dados de localização coletados para gerenciamento de rotas para outros fins, como controle disciplinar.
Em segundo lugar, o acesso a esses dados deve ser restrito apenas a pessoal autorizado. O gestor de frota, o gestor administrativo: o acesso deve ser rastreável e limitado.
Em terceiro lugar, os dados de geolocalização só podem ser armazenados temporariamente, dependendo da sua finalidade específica. Além disso, o empregador é obrigado a registar a utilização desses dados no seu registo de atividades.
Em quarto lugar, é preciso garantir a segurança dos dados. Isso requer medidas técnicas e organizacionais adequadas.
Duas obrigações adicionais que não devem ser ignoradas:
A DPIA (Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados): O Artigo 35 do RGPD exige uma avaliação de impacto para qualquer tratamento de dados que possa gerar um risco elevado para os direitos e liberdades das pessoas singulares. A CNIL (Comissão Nacional de Informática e Liberdades da França) disponibiliza uma ferramenta gratuita para a realização dessas avaliações. Para uma frota de veículos com rastreamento por geolocalização, essa avaliação pode ser obrigatória.
O Privacidade por design Os sistemas de gestão de frotas devem integrar a proteção de dados desde a fase de projeto. O objetivo é claro: evitar correções dispendiosas posteriormente.
Fornecer informações aos funcionários é uma obrigação legal. Antes de implementar qualquer ferramenta de geolocalização, o empregador deve informar os representantes dos funcionários e cada funcionário individualmente. Essa comunicação deve abordar: os motivos da instalação, a identidade do controlador de dados, o período de retenção dos dados e os direitos de acesso e objeção dos funcionários. A transparência não é opcional; é um requisito para a conformidade e um fator essencial para promover a aceitação social dentro das equipes.
LOM Law: Quais são as obrigações das empresas?
A Lei de Orientação para a Mobilidade (LOM)A lei, adotada em 2019 e reforçada pela Lei do Clima e da Resiliência de 2021, exige que as empresas tornem progressivamente mais ecológicas as suas frotas. Trata-se de uma das regulamentações mais importantes para frotas nos próximos anos.
Quem é afetado? Empresas públicas e privadas com mais de 50 funcionários e uma frota superior a 100 veículos ligeiros estão sujeitas a este requisito.
Os limites a serem respeitados:
- 10 veículos de baixa emissão (LVE) % desde 1º de janeiro de 2022
- 20 % desde 1 de janeiro de 2024
- 40 % em vigor a partir de 1º de janeiro de 2027
- 70 % a partir de 1 de janeiro de 2030
Veículos de baixa emissão (LVEs) incluem veículos elétricos, híbridos plug-in e a hidrogênio. Esses limites se aplicam a cada renovação de veículo, não à frota inteira de uma só vez, mas a contagem geral é baseada em todas as aquisições.
Antecipe, não reaja. As empresas que não planejaram sua transição enfrentarão dificuldades quando os contratos de leasing estiverem para serem renovados. A boa notícia: há assistência financeira disponível para facilitar a transição, incluindo um subsídio de mobilidade sustentável de até € 400 por ano para funcionários, subsídios para infraestrutura de recarga de veículos elétricos por meio do programa Advenir (que cobre até 50% dos custos de instalação de estações de recarga), empréstimos com juros reduzidos e depreciação de veículos limpos.
Um software de gestão de frotas como o SoFLEET pode ajudá-lo a monitorar a composição da sua frota em tempo real, antecipar as renovações necessárias e gerenciar a conformidade com o LOM (Long-On Maintenance - Manutenção Operacional Líquida) sem ter que administrar manualmente painéis complexos.
Como garantir a conformidade da sua frota
A conformidade não é um estado estático. É um processo contínuo que requer metodologia, ferramentas adequadas e documentação rigorosa.
Passo 1: Defina e documente seus objetivos. Antes de instalar qualquer dispositivo de rastreamento, identifique claramente o motivo da instalação. Esses objetivos servirão de base para a sua conformidade com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) e para a comunicação interna.
Etapa 2: Informe e treine suas equipes. A aceitação do motorista é essencial para o sucesso. Um sistema de geolocalização bem explicado tem maior probabilidade de ser aceito. Um sistema opaco gera conflitos sociais e expõe a empresa a ações judiciais. Considere habilitar o modo trabalho/pessoal em suas ferramentas: isso demonstra um forte respeito pela privacidade do motorista e promove maior adesão.
Etapa 3: Escolha ferramentas que sejam compatíveis desde a sua concepção. Escolha soluções que integrem nativamente a conformidade com o RGPD, com a opção de desativar a geolocalização, o rastreamento de acesso e períodos de retenção de dados configuráveis. Este é o princípio da Privacidade por Design aplicado à sua frota.
Passo 4: Planeje suas renovações de contrato de licença de trabalho. Desenvolva um plano de renovação plurianual que incorpore os limites de VFE (Valor Equivalente de Energia). Antecipe os prazos de entrega de veículos elétricos e as necessidades de infraestrutura de recarga.
Etapa 5: Audite sua conformidade regularmente. As regulamentações estão em constante evolução. Uma auditoria anual do seu registro de processamento, das suas práticas de geolocalização e da composição da sua frota é uma boa prática a ser sistematizada.
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Gerenciando sua frota: em conformidade com os regulamentos
A geolocalização de um funcionário é legal?
Sim, sob certas condições. Um empregador pode geolocalizar veículos da empresa em sua frota, desde que cumpra o quadro legal: finalidades definidas e documentadas, notificação prévia aos funcionários e representantes, período de retenção de dados limitado e segurança de dados garantida. No entanto, a geolocalização automática e contínua (inclusive fora do horário de trabalho) não está em conformidade com a lei. Os funcionários têm o direito de se opor a ela nos casos não autorizados pela legislação.
Quais são as obrigações do RGPD para uma frota geolocalizada?
O gestor de frota deve: identificar e documentar os dados coletados, restringir o acesso a pessoal autorizado, limitar o período de retenção à finalidade inicial, registrar o processamento em seu registro de atividades e avaliar a necessidade de uma Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD). Ele também deve informar cada funcionário envolvido antes da implementação do sistema.
Minha empresa é afetada pela lei LOM?
Sim, se a sua empresa (pública ou privada) tiver mais de 50 funcionários e uma frota superior a 100 veículos ligeiros. Nesse caso, deverá incluir uma percentagem crescente de veículos de baixas emissões (VBE) na renovação da sua frota: 20 % a partir de janeiro de 2024, 40 % em 2027 e 70 % em 2030.
O que é um veículo de baixa emissão (LVE, na sigla em inglês), conforme definido pela lei LOM?
A lei LOM define veículos de baixa emissão (LVEs) como veículos elétricos a bateria, veículos híbridos plug-in e veículos a hidrogênio. Esses veículos devem representar uma parcela crescente das aquisições realizadas durante a renovação da frota, de acordo com o cronograma estabelecido na lei.
Um software de gestão de frotas como o SoFLEET centraliza todos os dados essenciais: localização, consumo de combustível, comportamento de condução, estado do veículo e planos de manutenção. Permite a geolocalização em conformidade com o RGPD, nomeadamente através de um modo profissional/pessoal e da opção de desativar a geolocalização, e possibilita a antecipação das renovações da legislação sobre veículos comerciais graças ao rastreamento preciso da composição da frota.
Como um software de gestão de frotas pode me ajudar a alcançar a conformidade?