Het einde van handmatige kilometerstandmetingen.
Voorheen was de kilometerregistratie bij Sécurité Ouest Services Activeille (SOS Activeille) gebaseerd op een handmatig systeem: Wekelijkse registratie en invoer in een Excel-spreadsheet ofwel maandelijks per e-mail verzonden, samengevoegd door de manager en vervolgens door de boekhouding.
Een tijdrovend proces, waarbij maandelijks zo'n tien e-mails verwerkt moeten worden, met meerdere controles en herinvoer.
Drie jaar geleden besloot het moederbedrijf, Groupama Centre Manche, omuw voertuigen uitrusten met een connected oplossingNadat de dochteronderneming de implementatie aan de kant van Groupama had bekeken, besloot zij op haar beurt ook SoFLEET in gebruik te nemen.
Het doel was om de kilometerregistratie te automatiseren, betrouwbare kilometerrapportage per voertuig te verkrijgen en onkostennota's overbodig te maken.
Over SOS Activeille
SOS Activeille, een dochteronderneming van Groupama Centre Manche, is gevestigd in 8 departementen (27, 76, 50, 14, 61, 28, 72, 53).
Het bedrijf heeft 18 medewerkers, verdeeld over:
- 6 technici,
- 3 verkoopvertegenwoordigers,
- 1 operationeel manager
- 1 technisch manager,
- evenals een administratief team,
Het bedrijf biedt ondersteuning op afstand aan 1.300 klanten en alarm- en videobewakingssystemen op 5.000 locaties, met een jaarlijkse omzet van circa 3,2 miljoen euro.
De alarmen zijn verbonden met bewakingscentra op afstand die 24/7 geopend zijn. Afhankelijk van de contracten wordt de interventie geactiveerd via contactpersonen die door de klant zijn aangewezen, of via een onderaannemer (beveiliger of beveiligingsbedrijf).
Een wagenpark dat essentieel is voor het bedrijf.
Met een vloot van 11 voertuigen in langetermijnverhuur. Met zes bedrijfswagens en andere bedrijfsvoertuigen verdeeld over verschillende afdelingen, is het essentieel om teams tijd te besparen zodat ze zich kunnen concentreren op hun toegevoegde waarde. Omdat de voertuigen niet worden gedeeld, is elke medewerker verantwoordelijk voor zijn of haar eigen voertuig.
In een vakgebied dat te maken heeft met alarmsystemen en beveiliging van gebouwen, is snelle reactie essentieel. Reizen vormt de kern van het bedrijfsmodel.
Implementatie van de gekoppelde oplossing
De meeste voertuigen zijn standaard verbonden, bijvoorbeeld via data van de fabrikant Renault, waarmee SoFLEET samenwerkingsverbanden heeft.
De geolocatie Hoewel het technisch mogelijk is, is voertuiglocatietracking niet geactiveerd voor het wagenpark van SOS Activeille. De toezegging aan medewerkers is duidelijk: geen locatietracking, alleen kilometerregistratie. Voertuiglocatie kan echter ad hoc worden geactiveerd in kritieke situaties, zoals diefstal.
Er zijn ook waarschuwingen ingesteld voor specifieke gebruiksperioden. Wanneer een voertuig buiten deze tijden wordt gebruikt, wordt een melding verzonden om ervoor te zorgen dat de privékilometers correct worden gefactureerd.
Concrete administratieve voordelen
Het belangrijkste voordeel is de besparing van administratieve tijd.
Ik denk dat we cumulatief bijna een uur per maand besparen.
Het totale volume van zakelijke kilometers blijft stabiel, maar sommige discrepanties met betrekking tot privégebruik lijken zich vanzelf te hebben gereguleerd dankzij het duidelijke onderscheid tussen professionele en persoonlijke reizen.
Eenvoudig en gemakkelijk in gebruik.
De meest geraadpleegde indicator blijft de kilometerstand. onderhoudswaarschuwingen worden rechtstreeks per voertuig beheerd. Elke medewerker is verantwoordelijk voor het monitoren van zijn of haar eigen auto. Gegevens over ecologisch rijden worden periodiek gecontroleerd. Het idee om teams op dit gebied uit te dagen, zou in de toekomst overwogen kunnen worden.
Volgens de operationeel manager zijn de voordelen van de SoFLEET-oplossing:
- gemakkelijke toegang,
- de eenvoud van het bijhouden van kilometers,
- de concrete tijdsbesparing.
- Toekomstperspectieven en elektrificatie
Alle voertuigen zijn geleased en de leasecontracten zijn recent verlengd.
Depark elektrificatie Het wordt weliswaar onderzocht, maar blijft complex vanwege het grote geografische gebied en de lange dagelijkse afstanden (tot wel 50.000 km per jaar voor een verkoper) en dagen waarop meer dan 400 km wordt afgelegd.
Er wordt overwogen om bepaalde profielen (operationeel of technisch manager) uit te rusten, maar niet de gehele vloot op korte termijn.
Waarom SoFLEET?
Voor SOS Activeille voorziet SoFLEET in een duidelijke behoefte: Vereenvoudig het wagenparkbeheer. verspreid over verschillende afdelingen, terwijl een vertrouwensrelatie met de medewerkers behouden blijft.
De oplossing biedt de volgende mogelijkheden:
- om de kilometerregistratie te automatiseren,
- om repetitieve administratieve taken te elimineren,
- om een nauwkeurige facturering van privékilometers te garanderen,
- om gemakkelijk gegevens voor de boekhouding te extraheren.
Tegenwoordig is alles eenvoudig en gemakkelijk toegankelijk, en de tracking is overzichtelijk.
In een klein of middelgroot bedrijf (mkb) in de beveiligingssector telt elk uur dat bespaard wordt. Connected fleet management is uitgegroeid tot een eenvoudige, betrouwbare en geschikte beheertool voor organisaties van deze omvang.
